Time to fill: saiba como reduzir o tempo de contratação com eficiência

Reduzir o tempo de contratação sem perder qualidade é um desafio constante para equipes de recrutamento. No centro dessa equação está o indicador time to fill, métrica que revela o tempo que uma empresa leva entre abrir uma vaga e receber o aceite da pessoa candidata.Acompanhar esse dado permite decisões ágeis, melhora o planejamento de equipes e minimiza impactos operacionais de posições em aberto. Quando monitorado com constância e combinado a boas práticas, o time to fill se transforma em uma das alavancas mais estratégicas do RH.

O que é time to fill e sua importância

O time to fill mede, em dias, quanto tempo a empresa leva para preencher uma vaga desde sua abertura oficial até o aceite final da proposta. Trata-se de um indicador voltado à eficiência organizacional, pois considera não apenas as etapas de recrutamento, mas também os trâmites internos como aprovação, alinhamento e divulgação das oportunidades.Quanto maior for esse tempo, maior é o risco de custos extras, sobrecarga nas equipes e perdas financeiras. Negócios que dependem fortemente de time comercial ou áreas técnicas críticas, por exemplo, devem estar atentos a esse dado — pois a vacância pode significar quedas diretas de receita ou atrasos em projetos estratégicos.Além disso, monitorar o time to fill ajuda o RH a:

• Estimar capacidade e alocação de recursos;
• Antecipar gargalos futuros em áreas com grande rotatividade;
• Definir SLAs e expectativas com as lideranças;
• Avaliar o impacto de iniciativas como fortalecimento da marca empregadora ou implementação de novos processos.

Diferença entre time to fill e time to hire

Embora sejam frequentemente confundidos, esses dois indicadores tratam de momentos diferentes do processo de contratação. A principal diferença está no ponto de início:

Ao usar os dois em conjunto, o RH ganha uma visão 360º. Um time to fill alto pode revelar atrasos antecedentes à entrada da pessoa candidata no pipeline — como morosidade na liberação da vaga ou demora na aprovação do headcount. Já um time to hire elevado aponta lentidão na triagem, entrevistas ou feedbacks.

Como calcular o time to fill

O cálculo do time to fill pode ser feito por vaga ou em médias sobre um período. Veja como aplicar:Fórmula por vaga:Time to fill (dias) = data de aceite – data de abertura da vagaFórmula média em um período:Time to fill médio = soma dos dias de todas as vagas preenchidas ÷ número de vagas preenchidasPor exemplo:

• Data de abertura: 1º de fevereiro
• Data do aceite: 3 de março
• Resultado: 30 dias de time to fill

Ao longo do tempo, compilar essas informações por senioridade (junior, pleno, sênior), família de cargos e regiões permite identificar tendências e ações corretivas onde mais se precisa — como demora na triagem para posições técnicas ou gargalos de aprovação em áreas específicas.

Fatores que impactam o tempo de contratação

Diversas variáveis internas e externas influenciam diretamente o time to fill. Ter clareza sobre elas ajuda a ajustar estratégias de forma realista e preditiva:

• Nível do cargo e raridade do perfil: quanto mais especializada a função, maior o tempo de busca.
• Complexidade do processo seletivo: etapas extensas, como cases técnicos ou comitês de aprovação, alongam a jornada.
• Disponibilidade de talentos no mercado: áreas como tecnologia, engenharia e produto tendem a ter maior escassez de perfis.
• Aderência da proposta ao perfil-alvo: desalinhamentos salariais e benefícios pouco atrativos ampliam o risco de desistência.
• Imagem empregadora: empresas reconhecidas atraem mais candidaturas e tendem a converter mais rápido.
• Datas sazonais: festividades, férias coletivas ou instabilidades econômicas impactam o ritmo de contratações.

Boas práticas para reduzir o time to fill

O tempo de preenchimento pode ser otimizado com medidas estruturais, tecnológicas e de gestão. A seguir, algumas das ações mais recomendadas por especialistas para acelerar o processo com precisão:

1. Estruture o processo com SLAs

• Padronize prazos máximos por etapa (exemplo: triagem em até 3 dias úteis; feedbacks em 48h).
• Reserve janelas de entrevistas com lideranças previamente.
• Crie templates prontos (scorecards, job descriptions, checklists).

2. Use tecnologia com inteligência

• Implante um ATS (sistema de rastreamento de candidatos).
• Automatize envio de feedbacks, agendamento de entrevistas e atualização de status.
• Acompanhe cada fase em tempo real, com dashboards de desempenho.

3. Fortaleça a atração de talentos

• Garanta descrições claras e realistas sobre a vaga.
• Invista em employer branding para atrair talentos mais alinhados.
• Crie talent pools por áreas críticas para contato imediato quando novas vagas surgirem.

4. Acelere triagem e decisões

• Use critérios objetivos e bem definidos.
• Estruture entrevistas por competências, evitando achismos.
• Forme comitês de decisão com agenda pré-bloqueada.

5. Planejamento e maturidade do RH

• Antecipe demandas com base em histórico de sazonalidade de contratações.
• Trabalhe com requisições pré-aprovadas em vagas recorrentes.
• Considere talentos internos como solução imediata para posições estratégicas.

Como definir metas de time to fill

A definição de metas eficazes exige uma base comparativa realista. Utilize benchmarks de mercado apenas como referência, pois o mais importante são os dados internos históricos. Veja como estabelecer objetivos coerentes:

• Base inicial: identifique a média atual por tipo de função e senioridade.
• Metas progressivas: crie planos por trimestre para reduzir o tempo aos poucos (ex.: -10% nos próximos 3 meses).
• Acompanhamento contínuo: utilize gráficos de semáforo por estágio do funil.
• Auditorias periódicas: analise casos onde o SLA foi ultrapassado para entender e corrigir.

Segundo estudos, o Brasil costuma apresentar médias nacionais de 39 a 40 dias para fechamento de posições. No entanto, organizações com processos otimizados conseguem atingir entre 20 a 30 dias em áreas operacionais e técnicas menos complexas.

Indicadores complementares para o RH acompanhar

Para entender o time to fill em seu contexto mais amplo, o ideal é relacioná-lo a outras métricas de recrutamento:

• Taxa de aceite de propostas: número de propostas aceitas ÷ propostas enviadas.
• Tempo por etapa: mensure sourcing, entrevistas e tempo de resposta separadamente.
• Qualidade da contratação: performance e retenção nos 90 primeiros dias.
• Candidate NPS: satisfação da pessoa candidata com a experiência do processo.
• Time to start: aceite da proposta até o início efetivo do trabalho.

Reduzir tempo sem perder qualidade

Reduzir o time to fill não deve ser confundido com acelerar o processo a qualquer custo. A estratégia ideal é equilibrar agilidade com qualidade. Isso exige integração entre times de RH, lideranças e áreas de negócio, com metas bem definidas e tecnologia como aliada.Ao identificar os gargalos certos — sejam processuais, de comunicação ou estruturais — o recrutamento se torna uma força de valor para o negócio. Afinal, preencher rapidamente não se trata apenas de números: é sobre entregar as pessoas certas no tempo certo para impulsionar desempenho, inovação e crescimento.