O "follow up" é uma prática essencial no meio profissional, especialmente em áreas como Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal. Trata-se de uma ação de acompanhamento, feita após uma conversa ou processo, que visa confirmar combinado, esclarecer dúvidas e avançar no processo. Este acompanhamento pode ser realizado por meio de e-mails, mensagens ou até reuniões curtas, sempre com o objetivo de garantir que a comunicação seja eficaz e que todos estejam alinhados quanto aos passos futuros.
No RH, o follow up é fundamental para a experiência dos candidatos em processos seletivos, pois ajuda a manter a transparência e a organização, evitando atrasos e mal-entendidos. Além disso, em processos de admissão, ele evita o retrabalho e facilita a integração dos novos colaboradores.
O que você vai ler neste artigo:
Quando realizar um follow up
O momento ideal para um follow up dependerá do contexto. Algumas situações comuns incluem:
- Após uma reunião ou entrevista, para registrar combinados.
- Quando um prazo está se aproximando.
- Se uma resposta ou documento não foi recebido.
- Após a conclusão de uma etapa de um processo.
- Em intervalos definidos, como parte do acompanhamento de novos colaboradores.
Enviar follow up sem motivo claro pode ser ineficaz, por isso é importante focar em lembretes que levem a uma ação específica, como "Enviar comprovante de residência até quinta-feira".
Como estruturar a mensagem de follow up
É essencial que a mensagem seja clara e direta. Uma estrutura eficaz pode seguir os "3 Ps":
- Passado: Lembre o que foi combinado ou discutido anteriormente.
- Porquê: Explique a importância do contato no momento presente.
- Próximo passo: Defina claramente o que se espera e o prazo de resposta.
Escolher o canal ideal também faz diferença. E-mails são bons para registros detalhados; mensagens de WhatsApp são mais rápidas para lembretes curtos; já assuntos mais delicados podem requerer uma ligação.
Modelos prontos de follow up para o RH
- Após uma entrevista
- Assunto: Obrigada pela conversa, [Nome]
- Texto: Oi, [Nome]! Obrigada por participar da entrevista para a vaga de [cargo]. Nossa equipe avaliará as conversas até [data]. Retornaremos com o próximo passo. Qualquer dúvida, fique à vontade para responder a esta mensagem.
- Documentos pendentes na admissão
- Texto: Oi, [Nome]! Falta o [documento] para concluirmos a sua admissão. Pode enviar até [data]? Se houver dificuldade, informe-me para que possamos ajudar.
- Acompanhamento do onboarding (30 dias)
- Texto: Oi, [Nome]! Já faz um mês que você começou. Como está sendo a experiência? Tem algo que possamos melhorar? Podemos marcar 15 minutos para discutir isso?
Erros comuns e como evitá-los
Erros no follow up podem prejudicar a comunicação e a impressão que a empresa causa. Evite mensagens vagas sem um próximo passo definido, excessiva insistência que pode gerar desgaste, e não dar retorno a quem participou de processos seletivos. Garantir que os contatos estão registrados ajudará a não repetir pedidos, mantendo o processo organizado.
O sucesso do follow up pode ser medido por métricas como a taxa de resposta e o tempo para concluir etapas. Ajustando a abordagem, é possível otimizar o tempo e aumentar a satisfação de todos os envolvidos.
