Time to fill: saiba como reduzir o tempo de contratação com eficiência

Guia Carreiras1 de novembro de 2025014 visualizações

Reduzir o tempo de contratação sem perder qualidade é um desafio constante para equipes de recrutamento. No centro dessa equação está o indicador time to fill, métrica que revela o tempo que uma empresa leva entre abrir uma vaga e receber o aceite da pessoa candidata.Acompanhar esse dado permite decisões ágeis, melhora o planejamento de equipes e minimiza impactos operacionais de posições em aberto. Quando monitorado com constância e combinado a boas práticas, o time to fill se transforma em uma das alavancas mais estratégicas do RH.

O que você vai ler neste artigo:

O que é time to fill e sua importância

O time to fill mede, em dias, quanto tempo a empresa leva para preencher uma vaga desde sua abertura oficial até o aceite final da proposta. Trata-se de um indicador voltado à eficiência organizacional, pois considera não apenas as etapas de recrutamento, mas também os trâmites internos como aprovação, alinhamento e divulgação das oportunidades.Quanto maior for esse tempo, maior é o risco de custos extras, sobrecarga nas equipes e perdas financeiras. Negócios que dependem fortemente de time comercial ou áreas técnicas críticas, por exemplo, devem estar atentos a esse dado — pois a vacância pode significar quedas diretas de receita ou atrasos em projetos estratégicos.Além disso, monitorar o time to fill ajuda o RH a:

Estimar capacidade e alocação de recursos;
Antecipar gargalos futuros em áreas com grande rotatividade;
Definir SLAs e expectativas com as lideranças;
Avaliar o impacto de iniciativas como fortalecimento da marca empregadora ou implementação de novos processos.

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Diferença entre time to fill e time to hire

Embora sejam frequentemente confundidos, esses dois indicadores tratam de momentos diferentes do processo de contratação. A principal diferença está no ponto de início:

Métrica	Início da contagem	Fim da contagem	Finalidade principal
Time to fill	Abertura da vaga	Aceite da oferta	Avaliar a eficiência organizacional do processo completo
Time to hire	Entrada da pessoa no funil	Aceite da oferta	Medir agilidade da seleção a partir do engajamento ativo

Ao usar os dois em conjunto, o RH ganha uma visão 360º. Um time to fill alto pode revelar atrasos antecedentes à entrada da pessoa candidata no pipeline — como morosidade na liberação da vaga ou demora na aprovação do headcount. Já um time to hire elevado aponta lentidão na triagem, entrevistas ou feedbacks.

Como calcular o time to fill

O cálculo do time to fill pode ser feito por vaga ou em médias sobre um período. Veja como aplicar:Fórmula por vaga:Time to fill (dias) = data de aceite – data de abertura da vagaFórmula média em um período:Time to fill médio = soma dos dias de todas as vagas preenchidas ÷ número de vagas preenchidasPor exemplo:

Data de abertura: 1º de fevereiro
Data do aceite: 3 de março
Resultado: 30 dias de time to fill

Ao longo do tempo, compilar essas informações por senioridade (junior, pleno, sênior), família de cargos e regiões permite identificar tendências e ações corretivas onde mais se precisa — como demora na triagem para posições técnicas ou gargalos de aprovação em áreas específicas.

Fatores que impactam o tempo de contratação

Diversas variáveis internas e externas influenciam diretamente o time to fill. Ter clareza sobre elas ajuda a ajustar estratégias de forma realista e preditiva:

Nível do cargo e raridade do perfil: quanto mais especializada a função, maior o tempo de busca.
Complexidade do processo seletivo: etapas extensas, como cases técnicos ou comitês de aprovação, alongam a jornada.
Disponibilidade de talentos no mercado: áreas como tecnologia, engenharia e produto tendem a ter maior escassez de perfis.
Aderência da proposta ao perfil-alvo: desalinhamentos salariais e benefícios pouco atrativos ampliam o risco de desistência.
Imagem empregadora: empresas reconhecidas atraem mais candidaturas e tendem a converter mais rápido.
Datas sazonais: festividades, férias coletivas ou instabilidades econômicas impactam o ritmo de contratações.

Boas práticas para reduzir o time to fill

O tempo de preenchimento pode ser otimizado com medidas estruturais, tecnológicas e de gestão. A seguir, algumas das ações mais recomendadas por especialistas para acelerar o processo com precisão:

1. Estruture o processo com SLAs

Padronize prazos máximos por etapa (exemplo: triagem em até 3 dias úteis; feedbacks em 48h).
Reserve janelas de entrevistas com lideranças previamente.
Crie templates prontos (scorecards, job descriptions, checklists).

2. Use tecnologia com inteligência

Implante um ATS (sistema de rastreamento de candidatos).
Automatize envio de feedbacks, agendamento de entrevistas e atualização de status.
Acompanhe cada fase em tempo real, com dashboards de desempenho.

3. Fortaleça a atração de talentos

Garanta descrições claras e realistas sobre a vaga.
Invista em employer branding para atrair talentos mais alinhados.
Crie talent pools por áreas críticas para contato imediato quando novas vagas surgirem.

4. Acelere triagem e decisões

Use critérios objetivos e bem definidos.
Estruture entrevistas por competências, evitando achismos.
Forme comitês de decisão com agenda pré-bloqueada.

5. Planejamento e maturidade do RH

Antecipe demandas com base em histórico de sazonalidade de contratações.
Trabalhe com requisições pré-aprovadas em vagas recorrentes.
Considere talentos internos como solução imediata para posições estratégicas.

Como definir metas de time to fill

A definição de metas eficazes exige uma base comparativa realista. Utilize benchmarks de mercado apenas como referência, pois o mais importante são os dados internos históricos. Veja como estabelecer objetivos coerentes:

Base inicial: identifique a média atual por tipo de função e senioridade.
Metas progressivas: crie planos por trimestre para reduzir o tempo aos poucos (ex.: -10% nos próximos 3 meses).
Acompanhamento contínuo: utilize gráficos de semáforo por estágio do funil.
Auditorias periódicas: analise casos onde o SLA foi ultrapassado para entender e corrigir.

Segundo estudos, o Brasil costuma apresentar médias nacionais de 39 a 40 dias para fechamento de posições. No entanto, organizações com processos otimizados conseguem atingir entre 20 a 30 dias em áreas operacionais e técnicas menos complexas.

Indicadores complementares para o RH acompanhar

Para entender o time to fill em seu contexto mais amplo, o ideal é relacioná-lo a outras métricas de recrutamento:

Taxa de aceite de propostas: número de propostas aceitas ÷ propostas enviadas.
Tempo por etapa: mensure sourcing, entrevistas e tempo de resposta separadamente.
Qualidade da contratação: performance e retenção nos 90 primeiros dias.
Candidate NPS: satisfação da pessoa candidata com a experiência do processo.
Time to start: aceite da proposta até o início efetivo do trabalho.

Reduzir tempo sem perder qualidade

Reduzir o time to fill não deve ser confundido com acelerar o processo a qualquer custo. A estratégia ideal é equilibrar agilidade com qualidade. Isso exige integração entre times de RH, lideranças e áreas de negócio, com metas bem definidas e tecnologia como aliada.Ao identificar os gargalos certos — sejam processuais, de comunicação ou estruturais — o recrutamento se torna uma força de valor para o negócio. Afinal, preencher rapidamente não se trata apenas de números: é sobre entregar as pessoas certas no tempo certo para impulsionar desempenho, inovação e crescimento.