A organização eficiente de documentos vai muito além de simplesmente empilhar papéis em pastas. Nos bastidores de empresas, órgãos públicos e centros culturais, o arquivista exerce um papel crucial para garantir que informações valiosas estejam sempre disponíveis e protegidas.
Com domínio técnico e olhar analítico, esse profissional se tornou estratégico em tempos de transformação digital e exige formação especializada, preparo técnico e dedicação à preservação do conhecimento humano.
O que você vai ler neste artigo:
O que faz um arquivista
O trabalho do arquivista reúne diversas competências ligadas à gestão documental e preservação da informação. Sua atuação vai desde o planejamento da classificação de arquivos até o desenvolvimento de políticas de segurança e acesso.
Ao lidar com informações, o arquivista precisa garantir que cada documento seja classificado, armazenado e mantido segundo normas técnicas e legais. Isso permite que a informação esteja organizada e pronta para ser consultada de maneira rápida, segura e eficiente.
Gestão e organização documental
Uma das funções mais conhecidas do arquivista é a classificação e organização de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Essa etapa é essencial para que os arquivos possam ser consultados quando necessário e sejam descartados ou preservados de forma adequada.
Para isso, o profissional utiliza técnicas específicas como o plano de classificaçãoe a tabela de temporalidade, que ajudam a determinar prazos de guarda e o destino final de cada tipo de documento, com base em sua relevância jurídica, administrativa ou histórica.
Preservação e conservação
Preservar documentos requer mais do que armazená-los em locais fechados. O arquivista é responsável por aplicar técnicas de restauração e conservação física, que evitam a degradação causada por fatores como umidade, luz excessiva e pragas.
No caso de acervos digitais, o foco está na proteção contra perdas por falhas em sistemas ou ataques cibernéticos. Nesse sentido, o arquivista pode atuar junto a equipes de TI para estabelecer rotinas de backups, digitalização e controle de acesso seguro às informações.
Digitalização e acesso à informação
Com o avanço das tecnologias, o arquivista passou a desempenhar papel crucial em processos de digitalização de documentos, contribuindo para a agilidade nas buscas, redução do uso de espaço físico e fortalecimento da transparência organizacional.
Além disso, ele viabiliza o acesso adequado às informações, considerando leis como a Lei de Acesso à Informação (LAI)e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Isso significa facilitar o acesso a dados públicos ou privados, conforme o caso, sem comprometer a confidencialidade e a segurança.
Elaboração de políticas de gestão documental
O arquivista também atua no desenvolvimento de políticas públicas ou corporativas de gestão documental, definindo normas internas que orientam como os documentos devem ser gerenciados desde sua criação até seu descarte ou arquivamento permanente.
Essa prática é fundamental para empresas que buscam certificações de qualidade, como a ISO 9001, ou que precisam comprovar sua conformidade com leis e auditorias.
Onde atua um arquivista
A formação em Arquivologia abre portas em diversos setores da economia e da administração pública. O trabalho pode envolver acervos históricos, documentos corporativos ou até mesmo material digital sensível em plataformas virtuais.
Essa diversidade de ambientes exige flexibilidade e conhecimento multidisciplinar do arquivista, que precisa adaptar suas práticas conforme o tipo de instituição e sua função social.
Órgãos públicos
É comum encontrar arquivistas atuando em prefeituras, tribunais, universidades públicas e ministérios, onde são responsáveis por organizar e preservar documentos administrativos e jurídicos.
Nessas instituições, o arquivista desempenha papel essencial para garantir a transparência da gestão pública e o cumprimento dos prazos legais de guarda dos documentos.
Setor privado
Nas empresas, o arquivista cuida da gestão de contratos, relatórios financeiros, recursos humanos e registros fiscais. Sua atuação melhora a eficiência interna e protege a empresa contra riscos legais, facilitando auditorias e investigações internas caso necessário.
Empresas que lidam com grandes volumes documentais como seguradoras, bancos, cartórios e escritórios advocatícios costumam contratar profissionais da área para garantir a organização e o sigilo das informações.
Arquivos históricos e instituições culturais
Outro campo relevante é o trabalho em museus, bibliotecas e arquivos históricos, onde o arquivista lida com documentos raros, manuscritos e registros que fazem parte do patrimônio cultural do país.
Nesse contexto, seu objetivo vai além da organização, envolvendo também a preservação da memória coletivae a mediação entre o acervo e o público, promovendo exposições e publicações especializadas.
Educação e pesquisa
Instituições de ensino e centros de pesquisa também contam com profissionais da área para gerir bases de dados acadêmicas, arquivos institucionais e coleções especiais. Além disso, muitos arquivistas seguem carreira como pesquisadores ou professores universitários, contribuindo para a formação de novas gerações na área.
Tecnologia e transformação digital
Com o crescimento das demandas por digitalização e armazenamento em nuvem, o arquivista ganhou espaço em empresas de tecnologia e startups, onde atua ao lado de profissionais de dados e segurança da informação para estruturar repositórios digitais seguros e eficientes.
Além disso, o arquivista pode desenvolver e implementar softwares de gestão documental (GED), contribuindo para automatizar processos e aplicar inteligência nos fluxos de armazenamento e recuperação de dados.
Ao compreender o valor da informação como ativo estratégico, o arquivista se firma como peça essencial na estrutura organizacional moderna. Seja em arquivos históricos, bases de dados digitais ou centros de documentação corporativa, sua função vai além da guarda: é ele quem desenvolve os caminhos que mantêm a memória ativa, acessível e protegida.
Com a ampliação das exigências por transparência, organização e segurança documental em todos os setores, a profissão segue relevante e adaptada à era digital. Escolher essa carreira pode significar participar diretamente da preservação do conhecimento e da história, além de atuar no progresso de instituições que dependem da informação para tomar decisões conscientes e bem embasadas.
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